Cytundeb Cyflawni (Drafft) Mawrth 2023

Rhan 3: Y Cynllun Cynnwys Cymunedau

3.1. Trosolwg

3.1.1. Mae Rhan Tri yn nodi sut mae'r Cyngor yn bwriadu ymgysylltu â rhanddeiliaid a'r gymuned wrth baratoi'r CDLl Newydd. Mae'n hanfodol bod y bobl gywir yn cael eu cynnwys ar yr adeg gywir i adeiladu consensws a sicrhau ymgysylltiad cynnar ac effeithiol â rhanddeiliaid i lunio strategaeth ofodol, polisïau a chynigion y cynllun.

3.1.2. Mae Rheoliadau'r CDLl yn ei gwneud yn ofynnol i'r Cyngor weithio mewn partneriaeth ag amrywiaeth o randdeiliaid wrth baratoi'r CDLl Newydd gan gynnwys y cyhoedd a chyrff Ymgynghori Penodol a Chyffredinol (gweler Atodiad 3). Mae Tabl 2 yn nodi'r cyfnodau ymgynghori allweddol gyda manylion pellach am ymgysylltu ar bob cam yn y CIS manwl yn Atodiad 4, sy'n nodi pwy fydd yn ymwneud yn ffurfiol â phroses y CDLl Newydd a sut a phryd y bydd y cyfranogiad a'r ymgynghori yn digwydd. Yn yr un modd, mae'r CIS blaenorol wedi'i adolygu o ran y gwersi a ddysgwyd i lywio'r cynllun presennol. Mae hyn i'w weld yn Atodiad 5.

3.2. Egwyddorion Allweddol ar gyfer Ymgysylltu

3.2.1. Mae Cynllun Corfforaethol Abertawe 'Cyflwyno Abertawe Lwyddiannus a Chynaliadwy' (2022-23) yn dangos pwyslais y Cyngor ar ymgysylltu'n effeithiol â chymunedau a rhanddeiliaid yn y gwaith y mae'r Cyngor yn ei wneud.

3.2.2. Mae Strategaeth Ymgynghori ac Ymgysylltu Ddrafft 2022 yn ceisio sicrhau ymgynghori ac ymgysylltu effeithiol â phreswylwyr a sefydliadau partner i wella mynediad, ansawdd a darpariaeth ei wasanaethau a'r penderfyniadau y mae'n eu gwneud. Mae'r strategaeth ddrafft yn nodi dull y Cyngor o helpu i ymgysylltu â phreswylwyr a defnyddwyr gwasanaethau ac yn nodi'r egwyddorion allweddol ar gyfer cyflawni o ran ymgynghori ac ymgysylltu yn Abertawe.

3.2.3. Mae'r egwyddorion arweiniol allweddol ar gyfer cyflawni yn y Strategaeth Ymgynghori ac Ymgysylltu ynghylch 'Cynllunio', 'Gweithredu' a 'Gwneud Penderfyniadau, Adolygu ac Adborth' wedi llywio'r CIS a byddant yn llywio'r cynlluniau ymgysylltu manwl ar gyfer pob cam o broses y CDLl Newydd. Datblygwyd yr egwyddorion hyn gan ddefnyddio'r Egwyddorion Cenedlaethol ar gyfer Ymgysylltu â'r Cyhoedd yng Nghymru a Safonau Cenedlaethol Cyfranogiad Plant a Phobl Ifanc Cymru. Mae'r strategaeth hefyd yn cefnogi'r Cyngor i gyflawni ei ddyletswydd o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol a'r Ddeddf Cydraddoldeb. Wrth ddatblygu'r trefniadau ymgynghori manwl yn y camau dilynol, bydd y tîm yn ymgysylltu â Swyddog Ymgysylltu'r Cyngor i sicrhau ymgysylltu effeithiol. Yn y pen draw, bydd angen i unrhyw ymgynghoriad ar y CDLl Newydd gadw at bedair egwyddor Gunning:

• Dylid ymgynghori ar 'gam ffurfiannol' – yn ymarferol, mae hyn yn golygu na ddylai'r penderfyniad fod wedi'i wneud eisoes
• Dylai'r ymgynghoriad gynnwys digon o wybodaeth – fel y gall ymgynghorwyr roi ystyriaeth ddeallus i'r mater
• Mae angen rhoi digon o amser i ystyried ac ymateb –yn ymarferol, mae hyn yn golygu bod yn rhaid rhoi digon o gyfle i ymgynghoreion gymryd rhan yn yr ymgynghoriad yn yr amser a ganiateir
• Ystyried ymatebion yr ymgynghoriad – mae angen i ni allu dangos sut yr ystyriwyd ymatebion yr ymgynghoriad yn ein proses benderfynu.

3.3. Pwy fydd yn cymryd rhan?

3.3.1. Bydd y CDLl Newydd, unwaith y caiff ei fabwysiadu, yn arwain datblygiad a defnydd tir ar draws Cyngor Abertawe hyd at 2038. Felly, mae'r Cyngor yn croesawu ymgysylltiad gan unigolion a sefydliadau wrth lunio'r ddogfen strategaeth bwysig hon a fydd yn dod yn brif fframwaith gwneud penderfyniadau ar gyfer asesu ceisiadau cynllunio ac i arwain agenda Creu Lleoedd uchelgeisiol y Cyngor.

3.3.2. Mae Rheoliadau'r CDLl yn nodi'r gofynion cyfreithiol ar gyfer cynnwys a chyfranogiad cymunedol. Mae hyn yn nodi bod angen cynnwys rhai mathau o randdeiliaid ar gamau penodol o broses y CDLl Newydd. Mae'r cyrff ymgynghori Penodol a Chyffredinol hyn wedi'u nodi yn Atodiad 3 ac ymgynghorir yn ei gylch yn ôl yr angen. Bydd y Cyngor yn ceisio rhagori ar y gofynion hyn pan ystyrir bod hynny'n angenrheidiol ac mae rhestr o 'gyrff ymgynghori eraill' hefyd wedi'i chynnwys yn Atodiad 3.

3.3.3. Mae Atodiad 4 yn nodi'r amserlen fanwl ar gyfer ymgysylltu â'r gymuned gan nodi pa randdeiliaid a fydd yn cymryd rhan ym mhob cam. Mae hwn yn nodi'r hyn y mae'r Cyngor yn bwriadu ei wneud fel lleiafswm wrth baratoi'r CDLl Newydd. Lle mae amser ac adnoddau yn caniatáu, bydd y Cyngor yn ceisio darparu cyfleoedd ychwanegol ar gyfer ymgysylltu. Er mwyn gwella ymgysylltiad bydd gwefan CDLl Newydd y Cyngor yn cael ei diweddaru'n rheolaidd er mwyn hysbysu rhanddeiliaid. Gwneir ymdrechion i wneud y broses ymgynghori mor hygyrch â phosibl.

3.3.4. Dylai cynnwys y gymuned drwy gydol datblygiad y CDLl fod yn broses barhaus sy'n galluogi'r gymuned leol i fod yn rhan o'r broses benderfynu; creu'r math o le maen nhw eisiau byw ynddo, ar adeg pan all hyn wneud gwahaniaeth. Mae'r CIS yn nodi sut mae'r Cyngor yn bwriadu ymgysylltu'n rhagweithiol â'r gymuned leol a rhanddeiliaid a'u cynnwys wrth baratoi'r CDLl Newydd. Bydd yn bwysig bod y bobl gywir yn cael eu cynnwys ar yr adeg gywir i sicrhau bod materion yn cael eu blaenlwytho'n effeithiol ac i sicrhau ymgysylltiad effeithiol ac ystyrlon yn y broses o lunio'r cynllun. Mae'r CIS yn disgrifio'r ffyrdd y gall y gymuned ddylanwadu ar y CDLl Newydd ar wahanol gamau o'r broses o baratoi'r Cynllun. Dylid darllen yr amserlen a nodir yn Rhan 2 ac Atodiad 1 yn unol â hyn. Mae'r CIS manwl i'w weld yn Atodiad 4.

3.3.5. Cydnabyddir y bydd yn fwy effeithiol ar adegau penodol i ymgysylltu ag ystod wedi'i thargedu o randdeiliaid neu gyrff cynrychioliadol. Er mwyn sicrhau bod cyfranogiad yn effeithiol, ystyrlon a hylaw, bydd digwyddiadau rhanddeiliaid yn cael eu targedu at y cyrff/cynrychiolwyr mwyaf perthnasol. Bydd pob cam ymgynghori statudol yn destun ymgynghoriad cyhoeddus llawn. Bydd y Cyngor yn ceisio cynnwys y grwpiau allanol canlynol wrth baratoi'r CDLl Newydd:

3.4. Grwpiau Allanol

3.4.1. Y cyhoedd, pobl a sefydliadau â diddordeb: Bydd y Cyngor yn cynhyrchu ac yn cynnal cronfa ddata ymgynghori sy'n cynnwys unigolion a sefydliadau â diddordeb sydd wedi gofyn am gael gwybod am broses y CDLl Newydd (gweler paragraff 3.17). Gall unrhyw un sydd â diddordeb mewn creu lleoedd a datblygu cynaliadwy yn Abertawe yn y dyfodol gael eu hychwanegu at y gronfa ddata. Rydym yn annog y sawl sydd â diddordeb i gofrestru eu manylion fel y gallant gael yr wybodaeth ddiweddaraf am ymgynghoriadau perthnasol sydd i ddod. Gwneir ymdrechion hefyd i ymgysylltu â chymunedau, busnesau a sefydliadau lleol i sicrhau ystod eang o adborth. Mae rhestr o'r rhain wedi'i choladu gan ddefnyddio manylion cyswllt a geir ar-lein a fydd yn cael eu hysbysu i weld a ydynt yn dymuno i ni gysylltu â nhw fel rhan o gamau ymgynghori yn y dyfodol. Nid yw hon yn rhestr gyflawn a gall unrhyw grŵp nad yw wedi'i gynnwys yn Atodiad 3 ymuno â'r gronfa ddata ymgynghori.

3.4.2. Cynghorau Cymuned: Bydd y rhwydwaith bresennol o Gynghorau Cymuned ar draws Abertawe yn gyswllt allweddol ar gyfer lledaenu gwybodaeth yn eu hardal leol ac yn ddolen i'w hardal leol. Yn unol â hynny, ymgynghorir â'r Cynghorau Cymuned ar bob cam allweddol a thrwy eu sianeli cyfathrebu byddant yn cynorthwyo'r Cyngor i godi ymwybyddiaeth o'r CDLl Newydd i'w hetholwyr lleol. Bydd y Cynghorau Cymuned yn cynghori ar y dyheadau defnydd tir sydd ganddynt ar gyfer eu cymuned felly fe'u hanogir i gyfrannu at y camau ymgynghori. Dylid cyfeirio'n benodol at y camau ymgynghori er mwyn sicrhau y gellir rhaglennu cyfarfodydd yn gynnar er mwyn sicrhau y gellir cyflwyno sylwadau o fewn y cyfnod penodedig.

3.4.3. Fforwm Datblygwyr Cyngor Abertawe: Mae'r Fforwm Datblygwyr yn grŵp ymgysylltu allweddol wrth gyflawni agenda Creu Lleoedd uchelgeisiol y Cyngor. Bydd y fforwm sy'n cynnwys datblygwyr lleol a rhanbarthol, adeiladwyr tai, Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig ac asiantau cynllunio yn Ased pwysig gan ei fod yn dod â grwpiau sy'n ymwneud â datblygu yn Abertawe ynghyd â llunwyr polisïau. Bydd y Cyngor yn ymgysylltu â'r Fforwm Datblygwyr i lunio'r strategaeth ar gyfer y dyfodol ond hefyd i sicrhau bod amseriad a chyfnodau'r safleoedd yn gadarn ac yn seiliedig ar y wybodaeth ddiweddaraf.

3.4.4. Grwpiau Partneriaeth: Mae amrywiaeth o grwpiau Partneriaeth ar draws Abertawe a fydd â diddordeb posibl mewn cyfrannu at lunio cynllun defnydd tir y dyfodol. Gallant weithredu fel pwynt cyswllt unigol ar gyfer grwpiau o bobl ac, o ganlyniad, gallant chwarae rhan bwysig wrth godi ymwybyddiaeth o'r CDLl Newydd, ymgysylltu â'r gymuned ehangach a helpu i ledaenu gwybodaeth. Grŵp partneriaeth allweddol y bydd y Cyngor yn ymgysylltu ag ef yw Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Abertawe i sicrhau bod y CDLl Newydd yn cyd-fynd â'r Cynllun Llesiant Lleol. Mae'r BGC yn cwmpasu ystod o bartïon â diddordeb a all gyfrannu at y CDLl Newydd sy'n dod i'r amlwg a byddant yn cymryd rhan weithredol wrth baratoi'r cynllun.

3.4.5. Busnesau a Pherchnogion Tir: Gwneir ymdrechion i ymgysylltu â'r gymuned fusnes ar adegau allweddol ac anogir busnesau sydd â diddordeb i gofrestru eu manylion ar Gronfa Ddata'r CDLl. Rhan allweddol o broses y CDLl Newydd fydd y Galw am Safleoedd Ymgeisiol. Felly, bydd angen i berchnogion tir ar draws Abertawe a allai fod â diddordeb mewn gweld eu tir yn cael ei ystyried ar gyfer ei ddatblygu ddilyn gwefan y Cyngor i gael manylion y broses Galw am Safleoedd Ymgeisiol. Bydd hyn yn gosod y trothwy ar gyfer safleoedd i'w hystyried a lefel yr wybodaeth sydd ei hangen. Mae'n rhaid cyflwyno pob safle yn ystod y cam ymgynghori Galw am Safleoedd.

3.4.6. Cyrff Ymgynghori: Bydd y cyrff ymgynghori Penodol a Chyffredinol yn Atodiad 3 yn cael eu cynnwys drwy gydol proses y CDLl Newydd ym mhob un o'r camau ymgynghori ffurfiol ac yn anffurfiol fel y bo'n briodol. Mae'r cyrff penodol yn cynnwys Llywodraeth Cymru a'r cyrff hynny sydd â swyddogaethau penodol sy'n berthnasol i ardal y CDLl Newydd (e.e. Bwrdd Iechyd Prifysgol Bae Abertawe a Dŵr Cymru Welsh Water). Mae'n rhaid i'r awdurdod hefyd ymgynghori ag Adrannau Llywodraeth y DU lle mae'n ymddangos bod agweddau ar y cynllun yn effeithio ar eu buddiannau a'r hyn y mae ganddynt ddiddordeb ynddo. Yn yr un modd, mae'r broses AAS yn ei gwneud yn ofynnol i ymgynghori â 'chyrff Ymgynghori Amgylcheddol' penodol ar adegau allweddol. Y rhain yw Cyfoeth Naturiol Cymru a CADW. Yn ogystal, gall y Cyngor hefyd gynnwys, yn ôl ei ddisgresiwn, 'unrhyw bersonau neu grwpiau eraill a allai fod â diddordeb mewn materion sy'n ymwneud â datblygu yn yr ardal'. Mae'r rhain wedi'u grwpio o dan 'Cyrff Ymgynghori Eraill' ac wedi'u rhestru yn Atodiad 3 a byddwn yn ymgynghori â nhw fel yr ystyrir yn briodol.

3.4.7. Rhanddeiliaid Nas Clywir yn Aml: Rhanddeiliaid nas clywir yn aml yw grwpiau neu unigolion sydd wedi bod yn absennol yn draddodiadol yn y broses o baratoi cynllun. Bydd angen ymdrech ychwanegol i sicrhau bod y rhanddeiliaid hyn yn cael eu cynrychioli er bod hynny o fewn terfynau'r cyfnodau cyfranogiad/ ymgynghori penodedig a'r terfynau adnoddau. Mae'r grwpiau hyn yn cynnwys, ond nid yn gyfyngedig i:

• Pobl ifanc a phlant
• Pobl ag anableddau
• Pobl hŷn
• Pobl ag anawsterau dysgu
• Pobl ddigartref
• Lleiafrifoedd ethnig
• Sipsiwn a Theithwyr

3.4.8. Mae grwpiau ymgynghori allweddol sy'n cynrychioli rhai o'r buddiannau uchod wedi'u nodi, a bydd y tîm yn gweithio gyda chysylltiadau perthnasol y Cyngor i nodi'r mathau mwyaf priodol o ymgysylltu â'r grwpiau hyn fel y bo'n briodol. E.e. gellir defnyddio cyfryngwyr y gellir ymddiried ynddynt, fel y bo'n briodol, er mwyn cael barn grwpiau neu unigolion penodol nad oes ganddynt yr hyder i ymgysylltu'n uniongyrchol â'r broses.

3.5. O fewn y cyngor

3.5.1. Bydd yn bwysig bod y CDLl Newydd yn sicrhau ymgysylltiad effeithiol gan swyddogion ar draws yr Awdurdod gan y bydd y strategaeth defnydd tir yn cyflawni nodau ac amcanion ystod o adrannau'r Cyngor. Yn yr un modd, bydd ymgysylltiad gan aelodau etholedig yn hollbwysig.

3.5.2. Cynghorwyr/Aelodau Etholedig: Mae aelodau etholedig Cyngor Abertawe yn rhanddeiliaid hollbwysig wrth baratoi'r Cynllun Newydd oherwydd eu bod yn cynrychioli unigolion a chymunedau yn eu ward. Felly, bydd aelodau yn chwarae rhan hanfodol yn y CDLl Newydd trwy ddarparu gwybodaeth i drigolion lleol a hysbysu'r tîm ynghylch materion a chyfleoedd yn eu hardal sydd angen sylw fel rhan o'r cynllun. Yn ehangach mae aelodau'n cynrychioli buddiannau ehangach y cyhoedd gan eu bod yn gyfrifol am wneud penderfyniadau ar faterion CDLl Newydd sy'n mynd y tu hwnt i lefel ward ac sy'n effeithio ar y Sir gyfan. Ymgymerir ag ymgysylltu ag aelodau drwy gydol y broses o baratoi'r CDLl Newydd a fydd yn cynnwys briffio fel y bo'n briodol ar faterion trwy seminarau aelodau fel y bo'n briodol ar adegau allweddol, cyflwyno camau statudol i'r Cyngor a hysbysir hyn cyn pob cam ymgynghori. Bydd yr Aelod Cabinet (Cyng. David Hopkins) sy'n gyfrifol am y Cynllun Datblygu Lleol yn chwarae rhan fanwl yn y gwaith o baratoi'r CDLl Newydd.

3.5.3. Grwpiau Cynghori Aelodau'r CDLl: Cynigir bod Aelodau perthnasol yn cael eu cynnull yn ddigon rheolaidd i roi cyfle i ganolbwyntio'n gyfan gwbl ar faterion sy'n ymwneud â'r CDLl. Mae cyfansoddiad y grŵp i'w benderfynu ond gallai gynnwys aelodau'r Cabinet a chael cynrychiolaeth o bob plaid. Bydd hyn yn hwyluso ymgysylltiad parhaus ag uwch aelodau a swyddogion drwy gydol y broses o baratoi'r cynllun. Bydd yn darparu cyfleoedd i hysbysu ac ymgynghori â Chynghorwyr ar wahanol gamau o baratoi'r CDLl ac yn darparu seinfwrdd ar gyfer materion sy'n codi.

3.5.4. Tîm Polisi Corfforaethol: Bydd swyddogion sy'n arwain ar y CDLl Newydd yn gweithio'n agos gyda Thîm Polisi Corfforaethol y Cyngor sy'n cefnogi cyflwyno, cydlynu a gweinyddu'r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus ac yn arwain cyfraniad y Cyngor i'r Cynllun Llesiant Lleol.

3.5.5. Craffu: Rheolir yr holl weithgarwch craffu o fewn y Cyngor gan Bwyllgor y Rhaglen Graffu. Lle bo angen, bydd y Panel Perfformiad Datblygu ac Adfywio yn monitro'r gwaith o baratoi'r CDLl.

3.5.6. Swyddogion: Bydd swyddogion o ystod o feysydd gwasanaeth yn darparu mewnbwn allweddol i ddatblygiad y CDLl Newydd. Bydd ymgysylltu allweddol yn digwydd ag adrannau drwy gydol y broses gan gynnwys gweithdai ymgysylltu â swyddogion. Cynigir y bydd gweithgor swyddogion y CDLl Newydd yn cael ei sefydlu i hwyluso'r broses hon.

3.6. Dadansoddiad o Strategaeth CIS Flaenorol

3.6.1. Mae'r Cyngor wedi adolygu'r Cynllun Cynnwys Cymunedau blaenorol i lywio datblygiad y Cynllun Cynnwys Cymunedau ar gyfer y CDLl Newydd. Yn benodol, o ystyried y gwelliannau mewn technoleg a'r profiad a ddysgwyd o bandemig COVID19 o ran newid arferion gwaith, bydd y CDLl Newydd yn awr yn dibynnu ar fwy o ddefnydd o strategaeth â ffocws mwy digidol ar gyfer ymgysylltu er mwyn lledaenu gwybodaeth a fydd yn cyrraedd cynulleidfa ehangach ac a fydd yn canolbwyntio ar gyfleoedd i ymgysylltu'n well â grwpiau nas clywir yn aml. Yn ogystal, ystyrir y gellir gwneud gwelliannau i wneud y tudalennau gwe yn symlach ac yn fwy hygyrch, defnyddio meddalwedd ymgynghori bwrpasol i helpu i hwyluso cyflwyno sylwadau yn electronig a hefyd defnyddio fersiynau Hawdd eu Darllen o ddogfennau allweddol i wneud dogfennau ymgynghori yn fwy hygyrch i ddemograffeg ehangach o randdeiliaid. Mae'r adolygiad hwn wedi'i nodi yn Atodiad 5 sy'n nodi agweddau a lwyddodd ac yn nodi meysydd y gellid eu gwella.

3.7. Dulliau Ymgysylltu

3.7.1. Mae nifer fawr o wahanol ddulliau ymgynghori ac mae'n bwysig bod y rhai cywir yn cael eu defnyddio. Mae'r strategaeth yn nodi'r dulliau hynny o ymgysylltu ac ar ba gam o'r CDLl Newydd y cânt eu defnyddio. Wrth gyflwyno'r Cynllun Cynnwys Cymunedau bydd tîm y CDLl Newydd yn defnyddio'r pecyn cymorth ymgynghori i helpu i hwyluso'r cyfleoedd mwyaf priodol a bydd yn cysylltu â Chydlynydd Ymgynghori'r Cyngor wrth gynllunio ymgynghoriadau'r dyfodol yn fanwl. Bydd manylion yr ymgynghoriadau CDLl Newydd sy'n cael eu datblygu yn cael eu cyhoeddi'n eang i gyrraedd cymaint o'r gymuned â phosibl, i hysbysu pobl ac i nodi sut y gallant gymryd rhan. Gall dulliau ymgysylltu gynnwys:

• Cyswllt uniongyrchol (trwy e-bost neu lythyr yn ddelfrydol)
• Gwybodaeth CDLl Newydd wedi'i nodi ar dudalennau gwe'r CDLl Newydd
• Ymgysylltu ag Aelodau Etholedig trwy seminarau i aelodau
• Cyfarfodydd Cyhoeddus/Cyfarfodydd Rhithwir
• Datganiadau i'r wasg
• Cynhyrchu fersiynau Hawdd eu Darllen o ddeunydd ymgynghori
• Cyfryngau Cymdeithasol (e.e. Facebook, Twitter)
• Sesiynau galw heibio
• Arolygon
• Grwpiau Ffocws
• Gweithdai
• Adneuo dogfennau ym mhrif swyddfeydd y Cyngor, llyfrgelloedd, Canolfan Gyswllt Cwsmeriaid lle bo'n briodol
• Arddangosfeydd cyhoeddus
• Gweminarau
• Arddangos Hysbysiadau Safle ynghylch dyraniadau tir arfaethedig yn ystod y cam Ymgynghori ar Adneuo

3.7.2. Mae'n amlwg o'r adolygiad o'r CIS blaenorol bod angen i ymgysylltu ystyried anghenion unigol y rhai sydd am gymryd rhan. Felly, bydd y Cyngor yn ceisio cael y cydbwysedd priodol o ystyried amser ac adnoddau swyddogion rhwng ymgysylltu personol ochr yn ochr â rhith ymgysylltu a bydd yn gwneud y mwyaf o ddosbarthu gwybodaeth yn ddigidol ond bydd hefyd yn cyflwyno gwybodaeth ymgynghori ar bapur fel y bo'n briodol.

3.8. Rhanddeiliaid – Yr hyn yr ydym yn ei ddisgwyl gennych

3.8.1. Er mwyn sicrhau y gellir ystyried sylwadau rhanddeiliaid fel rhan o gamau ymgynghori allweddol, mae'n rhaid iddynt gael eu 'gwneud yn briodol'. Hynny yw, mae'n rhaid eu cyflwyno o fewn yr amserlenni a ragnodwyd. Mae Tabl 2 isod a'r CIS yn Atodiad 4 yn nodi'r amserlenni ar gyfer cynnal camau ymgynghori allweddol a lle byddwn yn ceisio eich cyfranogiad gyda manylion penodol yn cael eu cyhoeddi yn agos at amser yr ymgynghoriad arfaethedig. Bydd sicrhau bod sylwadau'n cael eu cyflwyno'n briodol yn allweddol i sicrhau y gellir ystyried eich barn.

3.8.2. Dylid ystyried ymatebion yn ofalus i sicrhau eu bod yn codi materion dilys y gall y CDLl Newydd a'r system Gynllunio ymdrin â nhw. Dylid darparu gwybodaeth mewn fformat clir a hygyrch ac ystyried unrhyw ffurflenni canllaw a gynhyrchir gan y Cyngor i gynorthwyo wrth gyflwyno sylwadau.

3.8.3. Ni ellir ymestyn yr amserlenni ymgynghori i ystyried cylchoedd cyfarfod grwpiau cymunedol. Ar y camau statudol nid oes gan y Cyngor yr hyblygrwydd i newid y cyfnodau ymgynghori o'r rhai a nodir yn y Rheoliadau/y manylir arnynt yn y CIS.

3.8.4. Pan fydd cyrff ymgynghori'n nodi bylchau yn y sail dystiolaeth neu'r wybodaeth a ddarperir, dylent geisio cefnogi'r Cyngor i wella'r sail dystiolaeth er mwyn cyflawni CDLl Newydd 'cadarn'.

3.8.5. Mae hefyd yn bwysig eich bod yn hysbysu'r Tîm Cynllunio Strategol os bydd eich manylion cyswllt yn newid yn ystod proses y CDLl Newydd er mwyn i swyddogion roi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi am unrhyw gynnydd. O ran safleoedd ymgeisiol, mae'n bosibl y bydd newidiadau i berchnogaeth tir hefyd yn digwydd yn ystod y broses, ac mae'n hollbwysig bod y rhain yn cael eu diweddaru drwy wefan y Cyngor er mwyn sicrhau nad oes oedi o ran gwneud cynnydd.

3.8.6. Yn olaf, er y gall materion CDLl fod yn gynhyrfiol, gofynnwn i swyddogion gael eu trin â pharch.

3.9. Yr hyn y gall rhanddeiliaid ei ddisgwyl gan y Cyngor

3.9.1. Bydd y Cyngor yn ceisio cadw at yr amserlenni cyhoeddedig yn y CC a sicrhau bod yr holl wybodaeth ar gael yn brydlon. Yn yr achos hwn, bydd yn ceisio hwyluso ymgysylltiad â'r bobl iawn ar yr adeg gywir wrth baratoi'r CDLl Newydd i sicrhau ymgynghori ystyrlon ac effeithiol a defnydd effeithlon o adnoddau. Tra bydd y Cyngor yn gwneud popeth o fewn ei allu i gydymffurfio â'r ymrwymiadau a nodir yn y CC, efallai y bydd angen bod yn hyblyg ac addasu i amgylchiadau ar y pryd. Bydd proses CIS y CDLl Newydd yn hwyluso cyfranogiad cymunedol cynnar ac effeithiol. Defnyddir amrywiaeth o ddulliau i roi cyhoeddusrwydd i gamau ymgynghori a rhoi rhybudd cynnar o gamau ymgynghori ac i ddarparu diweddariadau cymunedol er mwyn ymgysylltu'n effeithiol drwy gydol y broses. Lle gwahoddwyd sylwadau ar ddogfennau penodol, bydd yn glir sut yr ystyrir sylwadau a bydd rhanddeiliaid yn cael eu hysbysu pan fydd adborth ar gael. Er mwyn hwyluso ymgysylltu yn ystod cyfnodau ymgynghori allweddol, bydd system ryngweithiol ar y we i gofnodi sylwadau yn cael ei rhoi ar waith.

3.10. Consensws

3.10.1. Bydd y CIS yn ceisio adeiladu consensws trwy ymgysylltu ystyrlon. Er mwyn cyflawni hyn, mae'n bwysig bod cyfranogwyr yn cael eu hysbysu'n llawn trwy gydol y broses o'r cychwyn cyntaf. Mae ymgysylltu effeithiol yn golygu defnyddio dulliau amrywiol, gosod nodau realistig a hwyluso trafodaeth agored a gonest. Fodd bynnag, mae'r Cyngor yn cydnabod efallai na cheir consensws ym mhob sefyllfa. Mae'n hanfodol, felly, bod y broses gwneud penderfyniadau yn dryloyw lle mae gan bob penderfyniad a wneir lwybr archwilio clir fel bod y rhai a allai anghytuno yn cael sicrwydd bod eu barn wedi'i hystyried a bod y penderfyniadau wedi'u gwneud mewn modd gwybodus a chytbwys.

3.11. Ymdrin â Sylwadau ac Adborth

3.11.1. Bydd y Cyngor yn ceisio darparu adborth ar-lein cyn gynted â phosibl ar ganlyniad ymgysylltu ac ymgynghori drwy gydol proses y CDLl Newydd. Cynigir y bydd meddalwedd ymgynghori newydd yn ei le ar gyfer cyflwyno ymatebion i'r ymgynghoriad. Bydd sylwadau a dderbynnir o fewn yr amserlenni priodol yn cael eu trin yn ystod pob cam o baratoi'r cynllun yn y modd a ganlyn:

• Cofnodi'r sylw a rhoi rhif sylwadau iddo;
• Anfon cadarnhad at y sawl sy'n cyflwyno sylw wrth dderbyn y sylw gyda manylion y camau nesaf yn y broses;
• Ystyried pob sylw dilys, llunio ymateb; a
• Paratoi adroddiad ymgynghori a fydd yn cael ei gyhoeddi ar amser priodol yn cynnwys rhestr o sylwadau ac ymateb y Cyngor i'r rheiny ynghyd ag unrhyw gamau gweithredu arfaethedig sy'n angenrheidiol o ganlyniad i'r sylw.

3.12. Sylwadau Hwyr

3.12.1. Mae proses y CDLl Newydd yn amodol ar gyfnodau ymgynghori/cyfranogi statudol ac anstatudol, sydd â chyfnodau diffiniedig ar gyfer cyflwyno sylwadau. Er mwyn i ymatebion gael eu 'gwneud yn briodol' ac felly eu hystyried, mae angen eu derbyn erbyn y dyddiad cau penodedig ar gyfer y cyfnodau ymgynghori hyn. Ni ystyrir unrhyw sylwadau/cyflwyniadau a gyflwynir ar ôl y dyddiadau cau yn rhai sydd 'wedi'u gwneud yn briodol' at ddibenion Archwilio'r CDLl Newydd. Mae hyn er mwyn sicrhau bod y broses yn deg a chyfiawn i bawb sy'n ymwneud â'r broses.

3.13. Proses Gwneud Penderfyniadau'r Cyngor a chyfranogiad Aelodau Etholedig Lleol

3.13.1. Cyn y camau ymgynghori cyhoeddus statudol, bydd penderfyniadau allweddol ar ddogfennau'r CDLl Newydd yn cael eu gwneud gan y Cyngor Llawn yn dilyn cyflwyniad os yw'n briodol i'r Cabinet gyda chyfarfodydd yn cael eu cynnal bob pedair wythnos.

3.14. Yr Iaith Gymraeg ac Ymgysylltu Dwyieithog

3.14.1. Mae Safonau'r Gymraeg yn gosod dyletswydd gyfreithiol ar Gynghorau i'w gwneud yn haws i bobl ddefnyddio gwasanaethau drwy gyfrwng y Gymraeg. Mae'r Cyngor wedi cyhoeddi strategaeth 5 mlynedd ar gyfer y Gymraeg a bydd gofynion Safonau'r Gymraeg yn cael eu cynnal ar bob cam o'r CDLl Newydd. Bydd ymgysylltu dwyieithog yn cael ei gynnal yn y ffyrdd canlynol:

• Rydym yn croesawu gohebiaeth yn Gymraeg a Saesneg. Lle derbynnir gohebiaeth yn Gymraeg a bod angen ateb, anfonir yr ateb yn Gymraeg;
• Bydd yr holl lythyrau ymgynghori, ffurflenni sylwadau, hysbysiadau cyhoeddus (gan gynnwys hysbysiadau safle) a chylchlythyrau yn ddwyieithog;
• Bydd tudalennau ar wefan y Cynllun Datblygu Lleol Newydd a negeseuon cyfryngau cymdeithasol a gyhoeddir ar twitter yn ddwyieithog;
• Bydd cyfarfodydd cyhoeddus yn cael eu cynnal yn ddwyieithog pan fydd cais wedi'i wneud o flaen llaw. Mae angen hysbysiad ymlaen llaw er mwyn darparu gwasanaeth cyfieithu; ac
• Unwaith y bydd y CDLl Newydd wedi'i fabwysiadu, bydd ar gael yn Gymraeg a Saesneg.

3.14.2. Bydd y CDLl Newydd yn destun Arfarniad Cynaliadwyedd integredig a fydd yn cynnwys effaith y cynllun ar yr Iaith Gymraeg fel rhan o hyn.

3.15. Cyfnodau Allweddol y CDLl Newydd a chyfleoedd ar gyfer Ymgysylltu

3.15.1. Mae Rheoliadau'r CDLl yn nodi'r gofynion cyfreithiol ar gyfer cyfranogiad ac ymgynghoriad cyhoeddus wrth baratoi Cynllun Newydd. Amlygir yr amserlen fanwl ar gyfer ymgysylltu â'r gymuned a'r dulliau ymgysylltu arfaethedig ar gyfer y camau allweddol yn y broses o baratoi'r CDLl yn Atodiad 4. Nid yw'r rhestr ei hun yn hollgynhwysfawr ac efallai bod angen ei haddasu i sicrhau bod y gymuned a'r rhanddeiliaid yn cael eu cynnwys yn briodol ym mhob cam. Mae'r adran isod yn rhoi crynodeb o'r camau allweddol a phryd y gall rhanddeiliaid gymryd rhan. Bydd gwybodaeth yn cael ei diweddaru'n gyson ar dudalennau gwe'r CDLl Newydd ac anfonir hysbysiadau am ymgynghoriadau trwy e-bost at randdeiliaid sydd wedi'u cofrestru ar gronfa ddata'r CDLl.

3.16. Argaeledd Dogfennau

3.16.1. Bydd holl ddogfennau'r CDLl Newydd ar gael i'w gweld a'u lawrlwytho ar dudalennau gwe penodol y CDLl Newydd. Yn ogystal, yn unol â'r Rheoliadau CDLl perthnasol, bydd yr holl ddogfennau perthnasol ar gael i'r cyhoedd eu harchwilio yn y brif swyddfa yn ystod oriau swyddfa arferol:

Canolfan Ddinesig
Heol Ystumllwynarth
Ardal Forwrol
Abertawe

3.16.2. Yn ystod y camau ymgynghori cyhoeddus statudol (ymgynghoriad ar y Strategaeth a Ffefrir a'r Cynllun Adneuo) fel y nodir yn nhabl 2 uchod, bydd copïau caled o'r prif ddogfennau ymgynghori yn cael eu gosod ym mhob un o'r 17 llyfrgell i'w harchwilio gan y cyhoedd. Ar hyn o bryd y llyfrgelloedd cyhoeddus yw: Bonymaen, Brynhyfred, Central, Clydach, Fforest-fach, Gorseinon, Tregŵyr, Cilâ, Llansamlet, Treforys, Ystumllwynarth, Penlan, Pennard, Pontarddulais, Sgeti, St Thomas a Townhill.

3.17. Cronfa Ddata/Meddalwedd Ymgynghori'r CDLl

3.17.1. Mae'r Cyngor yn cynnig gweithredu system feddalwedd ymgynghori newydd i gefnogi'r CDLl Newydd. Bydd rhanddeiliaid yn gallu cofrestru eu manylion ar-lein i'w cadw ar gronfa ddata ymgynghori i'w hysbysu fel rhan o ymgynghoriadau ar y CDLl Newydd yn y dyfodol ac yna gallant gyflwyno sylwadau ar-lein ar gamau ymgynghori priodol drwy'r system honno. Bydd rhagor o fanylion yn cael eu cyhoeddi ar dudalennau gwe'r CDLl Newydd pan fydd hyn ar gael.

3.17.2. Yn y cyfamser, bydd y Cyngor yn sefydlu cronfa ddata ymgynghori â llaw i'w defnyddio i gyfleu diweddariadau allweddol i randdeiliaid wrth ddatblygu'r CDLl Newydd gan gynnwys ymgynghoriadau allweddol. Caiff y gronfa ddata ei rheoli yn unol â Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR). Mae'n rhaid i bartïon sydd â diddordeb mewn ymuno â'r gronfa ddata ymgynghori newydd er mwyn cael gwybod am broses y CDLl Newydd roi eu caniatâd i gael eu hychwanegu at y gronfa ddata drwy lenwi'r ffurflen gyswllt ar-lein ar wefan CDLl Newydd y Cyngor. Bydd Hysbysiad Preifatrwydd sy'n nodi sut y bydd y cyngor yn defnyddio gwybodaeth ymgyngoreion hefyd ar gael ar-lein ochr yn ochr â'r ffurflen ar-lein. Yn unol â hynny, bydd angen llenwi'r ffurflen i gadarnhau eich bod yn derbyn i'ch manylion gael eu cadw at ddibenion eich hysbysu am ymgynghoriadau'r CDLl Newydd a bydd angen ei chyflwyno i ldp@swansea.gov.uk. Bydd manylion ar gael ar dudalennau gwe y CDLl Newydd maes o law a gall rhanddeiliaid gofrestru eu diddordeb unrhyw bryd yn ystod y broses.

3.17.3. Ystyrir bod unrhyw un sy'n cyflwyno sylwadau ar unrhyw un o gamau'r CDLl Newydd wedi rhoi eu caniatâd a byddant yn cael eu hychwanegu at y gronfa ddata rhanddeiliaid er mwyn gweinyddu eu sylwadau ac er mwyn iddynt gael eu hysbysu'n ddigonol am gyfleoedd pellach i gymryd rhan mewn cam diweddarach yn y broses. Fodd bynnag, os dymunwch i'ch manylion gael eu dileu, gellir gwneud hyn drwy e-bostio'r tîm ar y cyfeiriad e-bost uchod. Unwaith y bydd y feddalwedd ymgynghori yn ei lle byddwch yn gallu dad-danysgrifio a bydd eich manylion yn cael eu dileu ar gyfer ymgynghoriadau yn y dyfodol.

3.18. Manylion Cyswllt

Gellir cael rhagor o wybodaeth am broses y CDLl drwy fynd i wefan y Cyngor:

Creu Lleoedd a Chynllunio Strategol - Abertawe

Neu i'r rhai nad ydynt yn gallu cyrchu gwefan y Cyngor, gellir cael rhagor o wybodaeth drwy gysylltu â'r canlynol:

E-bost: ldp@swansea.gov.uk

Creu Lleoedd a Chynllunio Strategol
Cyngor Abertawe
Canolfan Ddinesig
Heol Ystumllwynarth
Ardal Forwrol
Abertawe
SA1 3SN

Croesewir sylwadau yn Gymraeg ac yn Saesneg