Cytundeb Cyflawni (Drafft) Mawrth 2023
Atodiad 5: Adolygiad o CIS blaenorol
Yn unol ag arweiniad y Cynlluniau Datblygu, yng Ngham 1 y CC mae'n bwysig gwerthuso'r CIS blaenorol i nodi pa wersi y gellir eu dysgu a sut y gall y CIS newydd adeiladu ar y strategaeth flaenorol neu wella arni.
Ceisiodd y cyngor ymgysylltu â phobl cyn gynted â phosibl yn ystod y broses o baratoi'r cynllun blaenorol. Gan ddefnyddio amrywiaeth o wahanol ddulliau, casglwyd llawer iawn o wybodaeth gan lu o wahanol randdeiliaid. Fodd bynnag, roedd rhai dulliau ymgysylltu yn fwy llwyddiannus nag eraill a chafodd rai ganlyniadau nas rhagwelwyd. At hynny, mae'r cyngor yn cydnabod bod lle i wella mewn rhai meysydd, yn enwedig o ran ymgysylltu â grwpiau nas clywir yn aml.
Ar gyfer y CDLl blaenorol roedd gwybodaeth yn aml yn cael ei dosbarthu ar ffurf print. Roedd dogfennau printiedig yn cael eu hadneuo yn adeiladau'r cyngor i bobl eu darllen a/neu eu cymryd. Dosbarthwyd gwybodaeth hefyd gan ddefnyddio papurau newydd lleol, cylchlythyrau, a thaflenni gyda'r bwriad o gyrraedd cymaint o bobl â phosibl. Fodd bynnag, nid yw'n glir faint o bobl a gafodd yr wybodaeth hon, ac os gwnaethant, a oeddent wedi darllen y dogfennau. Derbyniodd y cyngor gwynion yn enwedig gan fusnesau gan fod rhestrau post yn aml yn esgeuluso eiddo masnachol, felly nid oeddent yn ymwybodol o'r hyn a oedd yn digwydd yn lleol o ran datblygiad posibl a chyfleoedd i ymgysylltu. Roedd argraffu a dosbarthu gwybodaeth yn defnyddio llawer iawn o adnoddau ac nid yw hynny'n cydymffurfio ag uchelgais corfforaethol y Cyngor i ddefnyddio llai o bapur a dod yn fwy cynaliadwy. At hynny, nid yw rhai o'r cyhoeddiadau a ddefnyddiwyd i ddosbarthu gwybodaeth yn bodoli mwyach neu maent wedi symud ar-lein.
Mae'r cyngor yn bwriadu symud tuag at strategaeth sy'n canolbwyntio mwy ar ddulliau digidol, yn enwedig pan ddaw'n fater o gylchredeg gwybodaeth. Symud oddi wrth ddogfennau printiedig yn bennaf, tuag at gyfryngau mwy amrywiol eu ffurf. Un enghraifft bosibl fyddai cynhyrchu fideos byr y gellir eu harddangos ar sgriniau mewn mannau cyhoeddus a'u cyhoeddi ar sianeli cyfryngau cymdeithasol a gwefan y cyngor. Bydd mwy o bwyslais ar gyfryngau gweledol er enghraifft posteri, y gellir eu harddangos mewn mannau cyhoeddus ac yn adeiladau'r cyngor. Y bwriad yma yw codi ymwybyddiaeth o'r CDLl Newydd a ffyrdd y gall pobl gymryd rhan trwy wneud gwybodaeth yn fwy hygyrch ac atyniadol. Bydd mwy o ymgysylltu yn digwydd ar-lein, yn y gobaith o gynyddu nifer y bobl a all gymryd rhan a dweud eu dweud. Bydd hyn yn golygu gweithio gyda thîm y we i wneud tudalennau'r CDLl mor syml a hawdd i'w llywio â phosibl, gan fod adborth o broses paratoi'r cynllun blaenorol yn crybwyll fod defnyddio'r wefan yn cynnwys gormod o gliciau.
Er gwaethaf y newid digidol hwn, mae'r cyngor yn ymwybodol na fydd hwn yn gweddu i rai rhannau o'r boblogaeth. Er enghraifft, nid oes gan lawer o bobl fynediad i gyfrifiaduron a/neu nid ydynt yn gyfforddus yn defnyddio technoleg. Nid ymgysylltu'n ddigidol yn unig yw'r bwriad, ond ystyried gwahanol ddulliau o ymgysylltu a thargedu'n well o ran sut mae'n ymgysylltu â grwpiau penodol. Gall fersiynau caled o ddogfennau gael eu hadneuo yn adeiladau'r cyngor o hyd, fodd bynnag, gallwn friffio staff y cyngor i helpu i ymgysylltu â phobl am y CDLl Newydd. Mewn lleoedd fel llyfrgelloedd gallwn arddangos canllawiau a gall staff gynorthwyo pobl i ddefnyddio'r adnoddau ar-lein ar gyfrifiaduron cyhoeddus neu ar eu ffonau clyfar os oes ganddynt un.
Enghraifft dda o ba mor effeithiol y gallai gwybodaeth wedi'i thargedu'n ofalus fod yn fwy effeithiol na dosbarthu dogfennau papur yn eang yw yn ystod yr ymarfer Galw am Safleoedd. Yn flaenorol gosodwyd hysbysiadau safle ar bob safle a gyflwynwyd. Achosodd hyn ddryswch diangen gan fod pobl yn cymryd bod yr hysbysiadau hyn yn geisiadau cynllunio neu'n ddatblygiadau cymeradwy. O ganlyniad, nid oedd llawer o'r ymatebion yn berthnasol i'r cynllun ac eto roedd swyddogion cynllunio yn dal i orfod eu dadansoddi ac ymateb, a oedd yn feichus ar adnoddau. At hynny, fe greodd elyniaeth a thrallod diangen ymhlith poblogaethau lleol yn agos at safleoedd nad oeddent yn mynd i gael eu hystyried. Ar gyfer ymarfer Galw am Safleoedd y CDLl Newydd, caiff rhestr o safleoedd ymgeisiol ei chyflwyno cyn gynted ag y bo'n ymarferol er gwybodaeth yn unig. Caiff hysbysiadau safle eu harddangos ar gyfer y safleoedd hynny a gynigiwyd fel safleoedd strategol a dyraniadau yn y Strategaeth a Ffefrir a'r Cynllun Adnau fel sy'n briodol fel rhan o ymgynghoriad statudol ar y dogfennau hynny.
Mae meddwl am sut i ymgysylltu â gwahanol randdeiliaid yn hanfodol i CIS llwyddiannus. Ymatebodd rhai grwpiau ac unigolion nad oeddent yn teimlo eu bod yn rhan ddigonol o'r broses o baratoi'r cynllun blaenorol er gwaethaf ymdrechion ar y cyd i'w cynnwys gan ddefnyddio rhwydweithiau a phartneriaethau sefydledig. Un enghraifft oedd bod rhai cynghorwyr yn teimlo y gellid bod wedi ymgysylltu'n well. Bydd y CIS newydd yn sicrhau yr ymgysylltir ag aelodau etholedig yn gynnar ac yn effeithiol o gam cynnar. Bydd Aelodau Etholedig yn hollbwysig ar gyfer rhannu gwybodaeth am y Cynllun ymhlith eu hetholwyr.
Mae pobl â nodweddion gwarchodedig a grwpiau nas clywir yn aml yn rhanddeiliaid pwysig y gellir eu cynnwys yn fwy effeithiol. Mae hyn yn cynnwys cydweithio â'n partneriaid i ddysgu am y ffordd orau o ymgysylltu â grwpiau o'r fath a sut i'w cynnwys yn y broses o baratoi'r cynllun ar adegau priodol. Bydd ymgynghoriad yn sicrhau bod fersiynau dwyieithog o ddogfennau ar gael i wella ymgysylltiad yn Gymraeg, a darperir cyfieithiad Cymraeg ar gyfer yr ymgynghoriad os oes galw amdano. Mae cyfle hefyd i ymgysylltu â phobl mewn ieithoedd eraill drwy o bosibl gyfieithu rhywfaint o wybodaeth ar ffurf taflenni crynhoi ar gamau ymgynghori allweddol mewn ieithoedd eraill a siaredir yn eang yn Abertawe.
Bydd y tîm yn gweithio gyda chydlynydd ymgynghoriad y cyngor i ddatblygu dulliau ymgysylltu effeithiol ar gyfer y camau ymgynghori perthnasol.